【大学】Googleドライブの活用方法 5選

【大学】Googleドライブの活用方法 5選

大学(非情報工学)でのGoogleドライブの活用を考えてみましたので、参考にして下さい。

共有パソコンでのデータの退避場所

学生コンピュータ室のパソコンは、起動の都度、内部データはクリアされ、初期状態に戻るように設定されていることが多いと思います。これは、パソコンの設定を学生が変えるたびに、スタッフがもとに戻したりする手間を省くためには必ず必要な仕掛けです。

一方で、この初期化の仕掛が厄介に働くことがあります。学生がコンピュータ室のパソコンで文書等のファイルを作成し、これをデスクトップに保存した状態で、パソコンの再起動をかけてしまうと、文書ファイルが消えてしまいます。3時間かけて作ったレポートがパアになるなんて泣くに泣けません。

そのため、学生はUSBメモリを持ち歩いてファイルをそちらに保存したりするわけです。しかし、USBメモリの場合は、紛失がありえます。また、持ってくるのを忘れてしまったら、やっぱり保存先がなくて困るわけです。

次に、メールで送付しておくという方法があります。この方法はUSBメモリより安全ですが、少し書き直すたびにファイルをメールに添付しないといけないので、結構大変なのではないでしょうか。

一番スマートな方法がクラウドストレージを使う、つまり、Googleドライブに保存するということになります。

Googleドライブは持ち歩くわけではないので、紛失の心配はありませんし、書き直しがあったら上書きしてアップロードすればいいですから、バージョン違いが都度発生するようなこともありません。

バックアップ先として

大学が契約するG Suite for EducationはGoogleドライブの保存容量が無制限となっています。写真やら動画やら、置き場に困るものをどんどんGoogleドライブにバックアップすると良いでしょう。

間違えて外部に公開しないように注意が必要です。バックアップフォルダは共有設定をしないようにしましょう。共有したいファイルがバックアップの中にある場合は、別で共有用のフォルダを作成し、バックアップにある共有したいファイルを、共有用フォルダに移すようにします。

ファイルの共有

メールアドレスを知っていれば、その相手とファイルを共有することが出来ます。学外で知り合った学生と写真を共有したりするのに使うこともできるでしょう。最近はLINEで共有するのが主流であり、かつ便利です。しかし、LINE IDを知っている相手ばかりとも限りませんので、メールアドレスの方が確実に共有できるという面で、有利ではないでしょうか。

文書の共同編集

Googleドライブの共有設定で、スプレッドシート(エクセル)等を共有すると、共同編集が可能になります。

例えば先生が名簿に学生の名前を順に並べるとします。出席している学生は、自分の名前の横に◯をつける。という使い方が出来ます。他にも、ゼミの参加可能な日時のセルに◯をつけるという方法で、次回のゼミの日程を決めたりすることが出来ます。

大容量ファイルの受け渡し

Googleドライブではアップロードできる1つのファイルの最大容量が10GBとなっています。メールではどう転んでもできない、DVDのISOファイル(6GBとか)の共有も余裕でできます。